Точка безубыточности в Excel + шаблон для скачивания

Знаете ли вы, при каких продажах ваш бизнес работает в ноль, а при каких в плюс? Многие предприниматели отвечают: "Чувствую", "Глаза боятся, а руки делают", "По ощущениям проходим", "Продажи есть" и т.п.

Точка безубыточности (ТБУ) это не абстрактная цифра, а конкретный план продаж, который нужно дать отделу продаж.

Без неё вы делаете бизнес "наощупь", а в последние моменты, когда "ощупь" подвела, бросаетесь спасать ситуацию, потому что не знаете, где дно, где потолок и сколько нужно продать, чтобы закрыть все расходы.

В этой статье я на примере покажу, как рассчитать ТБУ в Excel за час, чтобы превратить "чувствования" в конкретные KPI для менеджеров.

ТБУ это не для бухгалтера. Это будущий план продаж для ваших менеджеров.

Если вы не знаете, где находится нижняя точка, вы не можете требовать от отдела продаж результатов. "Продавайте больше" это не план. А "ваша цель на месяц 2,5 млн рублей" это уже план. НО!! эта цифра должна быть взята не с потолка, а быть следствием калькуляции.

К сожалению, "на глаз" точку безубыточности определить невозможно. Мы часто упускаем множество расходов, которые реально есть, на первый взгляд кажущиеся мелкими, но по факту складывающиеся в значительную сумму: лампочек купить в офис, тортик на день рождения, уборщицу, домен продлить, хостинг оплатить, туалетную бумагу, оплату пропусков, комиссии банков, мелкий ремонт. И если ваша маржинальность бизнеса, скажем, 15%, то любой расход в 1 рубль нужно отбить выручкой в 7 рублей. А любой сотрудник с зарплатой 70 000 ₽ это дополнительно полмиллиона выручки, которую необходимо "переварить".

Рекомендую рассчитывать не одну, а три точки безубыточности как план "минимум", "норма" и "максимум". Это удобно для мотивации и постановки целей.

• 🔴
  Красный всё плохо, бизнес в минусе. Нужно срочно что-то менять.
• 🟡
  Жёлтый работаем в ноль или с небольшим плюсом. Все получили свои зарплаты, бизнес не умирает, но и не развивается.
• 🟢
  Зелёный компания стабильно в плюсе. После уплаты всех расходов остаётся прибыль на развитие и дивиденды.

Можно сделать и более детальную градацию: зелёный большая прибыль, жёлтый маленькая, красный около нуля, чёрный работаем в минус. Главное, чтобы система была понятна вам и вашим менеджерам.

Способ 1 (идеальный) на основе P&L (отчёта о доходах и расходах). Если вы ведёте управленческий учёт вы уже молодцы. Достаёте отчёт за последние 3–6 месяцев, берёте средние значения расходов и маржинальности.

Способ 2 (адаптивный) садимся и выписываем все расходы, которые только можно вспомнить. Не забывайте про мелочи: туалетная бумага, уборщица, чай/кофе для сотрудников, оплата пропусков, обслуживание касс, домен и хостинг, комиссии банков. Если что-то забудете расход никуда не денется, а всё равно ляжет на ваши плечи, поэтому лучше позаботиться об этом заранее.

Некоторые предприниматели считают безубыточность как "бизнес сам себя обеспечил", забывая про свои дивиденды. Я сторонник включать. Бизнес должен приносить вам деньги. Если вы работаете "за еду", какой в этом смысл? Закладывайте в ТБУ и свою зарплату, и дивиденды, и фонд на развитие (обычно 1–3% от оборота). Это тот самый "зелёный" план.

ТБУ (в деньгах) = Постоянные расходы ÷ (1 − Переменные расходы / Выручка)

Проще говоря: мы считаем, сколько рублей с каждого проданного рубля остаётся на покрытие постоянных расходов. Этот остаток и называется маржинальностью. А затем делим постоянные расходы на эту маржинальность.

Представьте небольшую кофейню. Вот её расходы за месяц:

• →
  Постоянные расходы: аренда 60 000 ₽, зарплата бариста 40 000 ₽, бухгалтер 15 000 ₽, интернет и софт 5 000 ₽. Итого: 120 000 ₽
• →
  Переменные расходы: зерно, молоко, стаканчики в среднем 45 000 ₽.
• →
  Выручка за месяц: 150 000 ₽.

Считаем маржинальность: 1 − (45 000 ÷ 150 000) = 1 − 0,3 = 0,7 (70%).

ТБУ = 120 000 ÷ 0,7 ≈ 171 500 ₽.

Вывод: кофейня работает в ноль при выручке 171 500 ₽. Если выручка меньше: красная зона, если больше зелёная. План продаж для бариста минимум 171 500 ₽.

• →
  Точка безубыточности нужна не вам, а отделу продаж. Все расчёты не должны лечь в стол. Превратите их в конкретный план и мотивацию для менеджеров. Продажник должен знать: сколько продал столько и получил.
• →
  Самое сложное собрать данные. Будьте внимательны и скурпулёзны. Если не учтёте расход, он никуда не денется всё равно ляжет на ваши плечи. Лучше сразу его учесть и сразу вменить в план продажнику. Пускай продаст на 100 000 больше и на 10 000 больше получит зарплату.
• →
  Сезонность. Если у бизнеса есть сезонность, где одни месяца приносят доход, а другие подъедают бюджет, закладывайте это в расчёты. План на хорошие месяца должен включать расходы на плохие.

Если будут вопросы по файлу, напишите мне в мессенджеры - подскажу.

А если вам нужна комплексная настройка финансового и управленческого учёта, чтобы вы видели реальную прибыль, а не "пока, всё ок" обратите внимание на раздел "Аудит и оптимизация бизнес-процессов". Там же цены и форматы работы.